Facturación telemática - Normativa (V)

ORDEN DE 22 DE MARZO DE 1996 POR LA QUE SE DICTAN LAS NORMAS DE APLICACION DEL SISTEMA DE FACTURACION TELEMATICA PREVISTO EN EL ARTICULO 88 DE LA LEY 37/1992, DE 28 DE DICIEMBRE, DEL IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO, Y DESARROLLADO EN EL ARTICULO 9 BIS DEL REAL DECRETO 2402/1985, DE 18 DE DICIEMBRE.

La Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, contempla en su artículo 88.Dos la posibilidad de que la emisión de facturas o documentos análogos, se efectúe por vía telemática, con los mismos efectos y trascendencia que se atribuyen a la tradicional facturación en soporte papel. Dicho artículo dispone que las condiciones y los requisitos se determinarán reglamentariamente. Al amparo de dicha remisión, el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, dio redacción al artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, el cual ha sido modificado por el Real Decreto 80/1996, de 26 de enero.

El apartado 5 del mencionado artículo 9 bis establece que lo dispuesto en el mismo no será de aplicación hasta que se dicten por el Ministro de Economía y Hacienda las correspondientes normas de aplicación. Al amparo de dicha autorización y a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en ella, se dicta la presente Orden, que tiene por objeto adecuar el ordenamiento español en materia de facturación al ámbito comunitario, en el que la aceptación del sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos está generalizada.

En aras de minorar la presión fiscal indirecta del contribuyente, así como de facilitar todo aquello que redunde en beneficio de la economía nacional sin menoscabo de la gestión y control tributario, y en cumplimiento de lo dispuesto en el mencionado artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, la presente Orden desarrolla el régimen jurídico aplicable a los sistemas de facturación por medios telemáticos, definiendo el marco jurídico de las obligaciones formales y materiales en todos los sujetos que intervienen en el mismo, sustituyendo las facturas en soporte papel por facturas electrónicas que deberán conservarse en soportes magnéticos u ópticos de acuerdo con las especificaciones contenidas en la presente Orden.

Los principios que informan los sistemas de facturación telemática contemplados en la presente Orden son:

El interés general que supone la aprobación de un sistema de facturación por vía telemática.
Eficacia tanto en la gestión empresarial y profesional, como en el control administrativo.
Respeto absoluto al principio de integridad de los datos, debiendo conservarse íntegramente en los ficheros magnéticos y con el máximo nivel de detalle, la información contenida en las facturas.
Reconocimiento a todos los efectos fiscales del carácter de justificante de las facturas en soporte electrónico, siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente Orden.

Por otra parte, la necesidad de dotar de efectividad el principio de justicia tributaria recogido en el artículo 31 de la Constitución, plantea entre otras exigencias, la de dotar de la máxima eficacia posible la actuación de la inspección de los tributos. En este sentido, y dado el alto grado de implantación de los medios informáticos para la llevanza de la contabilidad es necesario, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 36 del Reglamento General de la Inspección de los Tributos, aprobado por Real Decreto 939/1986, de 25 de abril, y de conformidad con la habilitación de la disposición final del mismo texto, dictar la disposición adicional contenida en la presente Orden, por la que se establece la obligación de conservar en soporte magnético u óptico determinados ficheros y documentos llevados por medios informáticos.
En su virtud, este Ministerio ha dispuesto:

Primero. Conceptos y definiciones.

Uno. Factura electrónica.-Se entenderá por factura electrónica un conjunto de registros lógicos, almacenados en soportes susceptibles de ser leídos por equipos electrónicos de procesamiento de datos, que documentan las operaciones empresariales o profesionales, con los requisitos exigidos en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. En las líneas de las facturas electrónicas, que en todo caso deberán respetar los mencionados requisitos, podrán sustituirse las descripciones de los bienes o servicios que constituyan el objeto de las operaciones facturadas por sus correspondientes códigos estables.
Se entiende por códigos estables aquellos códigos alfanuméricos que identifican de forma única e inequívoca, entre otros, los bienes, servicios, lugares, personas, etcétera, cuya información se transmite a través de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos y que tienen un carácter de permanencia en su aplicación, y con idéntico significado para cualquier usuario del sistema. Las listas de códigos estables y la descripción de los mismos deberán constar en tablas históricas que puedan ser utilizadas automáticamente por los programas de los usuarios para el tratamiento de los ficheros producidos.

Dos. Sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos.-A los efectos de la presente Orden, se entenderá por sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, aquel sistema en el que intervienen un promotor del mismo, uno o más centros servidores, los usuarios del sistema y, en su caso, los prestadores de servicios informáticos, con la finalidad de efectuar intercambios de facturas por medios electrónicos conforme a las especificaciones definidas por la presente Orden y la normativa que se dicte en desarrollo de la misma.
Los sistemas que operen con varios centros servidores deberán adoptar un único estándar de normas de intercambio electrónico de datos, de manera tal que se respeten íntegramente los formatos físicos y lógicos de los documentos intercambiados entre emisor y receptor. Asimismo, deberán especificarse los mecanismos de intercambio entre centros servidores que aseguren la continuidad del control definido en esta Orden.

Tres. Promotor de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.-Tendrán tal consideración los empresarios, profesionales, o sus agrupaciones, que sean titulares de la autorización de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, conforme al artículo 9 bis, punto 2, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.

Cuatro. Usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.-Se consideran como tales a los empresarios, profesionales o sus agrupaciones que sean autorizados a operar en cualquiera de los sistemas definidos en esta Orden, conforme al párrafo 5 del artículo 9 bis, punto 2, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.

Cinco. Centro servidor de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.-Se entiende por tal el prestador del servicio de teletransmisión o asimilado que asegura la transparencia e integridad de los datos transmitidos entre usuarios o partícipes del mismo, al que se refiere el artículo 9 bis, punto 4, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.

Seis. Prestador de Servicios Informáticos.-Se entiende por tal, a los efectos de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, a los empresarios, profesionales o sus agrupaciones que desarrollen o comercialicen programas o equipos suministrados a uno de dichos sistemas.

Segundo. Ambito de aplicación.

Lo dispuesto en esta Orden será de aplicación en todo el territorio español, sin perjuicio de lo que se disponga en Convenios y Tratados internacionales.
Tanto el promotor como los usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, deberán ser residentes en territorio español o actuar en el mismo mediante establecimiento permanente. No obstante, los usuarios podrán utilizar este sistema en relación con sus operaciones aunque el receptor de las mismas no sea residente en territorio español.
El centro servidor deberá tener el carácter de residente en territorio español, o actuar en el mismo mediante establecimiento permanente, debiendo estar ubicadas en dicho territorio las instalaciones que soporten físicamente los documentos electrónicos intercambiados, las aplicaciones informáticas y los estados de control correspondientes.

Tercero. Características técnicas de los soportes Informáticos.

Las características técnicas que deben cumplir los soportes informáticos para la conservación de datos relativos a las facturas electrónicas emitidas en los sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos, deberán ajustarse a lo dispuesto en el anexo I.

Cuarto. Procedimiento de autorización de la implantación o modificación de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.

Uno. Solicitud.-Los interesados en promover la implantación de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, o la modificación de uno ya autorizado, deberán dirigir un escrito de solicitud al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Dicha solicitud podrá ser presentada ante la Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que corresponda por razón del domicilio del promotor.
Dos. Documentación a aportar.-Deberá adjuntarse al escrito de solicitud una memoria detallada con el siguiente contenido mínimo:
a) Motivación de la solicitud, con especial referencia a las razones que aconsejan la implantación de un sistema de intercambio de facturación a través de medios telemáticos en el colectivo de contribuyentes afectado.
b) Estatutos que regulan las relaciones a establecer entre todos los participantes del sistema.
c) Estudio económico con estimación de las ventajas que la implantación del sistema representa.
d) Descripción general del sistema y de los estándares de intercambio propuestos.
e) Configuración física y lógica del sistema incluyendo:
Protocolos de comunicaciones.
Formatos o estructuras de ficheros a transmitir y conservar por los usuarios.
Análisis orgánicos y funcionales de los programas relacionados con la facturación electrónica con indicación de los lenguajes de programación utilizados.
Programas suministrados a los usuarios, fuentes y ejecutables, por el promotor o los centros servidores.
Tablas completas de codificación de mensajes, incluidos los de error de las comunicaciones.
f) Descripción de las medidas de seguridad incorporadas en los centros servidores, así como de las fórmulas o mecanismos que aseguran la integridad y exactitud de la información transmitida.
g) Características técnicas y especificaciones en general de las opciones de entornos de usuarios aceptados por el promotor, tanto de equipos como de programas, así como los manuales de usuario y de explotación correspondientes.
h) Modelo de contrato de adhesión al sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos y sus anexos, que como mínimo deberá identificar a las partes contratantes, código de usuario, fecha de inicio de las operaciones, compromiso explícito por parte del promotor de haber comunicado las especificaciones jurídicas y técnicas autorizadas al sistema, así como de informar al usuario de cuantas modificaciones se produzcan y su reconocimiento y aceptación expresa por parte del usuario.
Asimismo, deberá definir de forma precisa la identificación temporal de los momentos de emisión y recepción, el cifrado, en su caso, normas de seguridad, de aceptación, y de tratamiento de excepciones, entre otras la repudiación, la modificación y la anulación de documentos.
i) Acreditación del cumplimiento de los requisitos y condiciones exigidos por la Ley 31/1987, de 18 de diciembre, de Ordenación de las Telecomunicaciones, modificada por la Ley 32/1992, de 3 de diciembre.
j) Identificación de los centros servidores del sistema.
A petición de la Inspección de los Tributos, se aportará cualquier otro tipo de información y documentación adicional necesaria para la resolución del expediente.
Tres. Modificación de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.-Cualquier alteración en las especificaciones técnicas de un sistema, así como los supuestos de sucesión, fusión, absorción o transformación del promotor, o cualquier otra variación que implique cambio en la titularidad de la actividad del mismo, se considerarán modificaciones y deberán ser autorizadas siguiendo el procedimiento establecido en este apartado.
Cuatro. Resolución de las solicitudes de autorización de la implantación o de modificación de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.-Previamente a la concesión de la autorización, podrán realizarse, tanto en el establecimiento del emisor como en el del receptor o en el de los prestadores del servicio de teletransmisión, los controles pertinentes conforme a lo dispuesto en el párrafo 4 del artículo 9 bis, punto 2, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.
El Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria resolverá de forma expresa, en el plazo de seis meses, las solicitudes de autorización y modificación. El mencionado plazo se interrumpirá por el requerimiento al promotor de cuantos datos o nuevas informaciones resulten necesarias para la resolución del expediente.
La solicitud de modificaciones de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos se entenderá aceptada si no se deniega en el plazo de seis meses.
Las resoluciones dictadas por el Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria serán reclamables en vía económico-administrativa, previo recurso de reposición, si el interesado decidiera interponerlo.
Serán causas de denegación de la autorización el incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, en esta Orden, y en las Resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que la desarrollen y, en particular:
a) La falta de colaboración con la Inspección de los Tributos respecto a la comprobación del cumplimiento de los requisitos fijados para el establecimiento del sistema.
b) La carencia de medidas de seguridad suficientes que permitan garantizar la existencia, exactitud e integridad de las comunicaciones y su correcta transmisión, o en caso contrario, la conservación adecuada de los mensajes de error conformes a esta Orden.
c) La inexistencia de programas y ficheros de datos necesarios que permitan la reconstrucción completa del camino de auditoría del sistema.
d) La falta de procedimientos y controles que aseguren la conservación del contenido original, y en el orden cronológico, de la información que está obligado a tener a disposición de la Administración Tributaria durante el período de prescripción.
Cinco. Registro de las autorizaciones de Sistema de Intercambio de Facturación por Medios Telemáticos.-El Departamento de Inspección Financiera y Tributaria llevará un Registro con el debido detalle de las autorizaciones de implantación, así como de sus modificaciones.
Las modificaciones debidamente autorizadas surtirán los efectos en todos los usuarios o partícipes sin que sea preciso solicitar modificación por los mismos de forma individualizada. A estos efectos, deberán ser notificados por los promotores del sistema de las referidas modificaciones.

Quinto. Procedimiento de autorización a usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.

Uno. Solicitud.-Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones que deseen operar como usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos, deberán dirigir una solicitud de autorización al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, con una anticipación mínima de treinta días a su puesta en servicio.
La solicitud se acompañará de una copia legitimada del contrato de adhesión al sistema de intercambio correspondiente. En el supuesto de que el sistema dispusiera de varias opciones de conexión al mismo, deberá hacerse mención expresa de la opción elegida. Se efectuarán tantas solicitudes como sistemas a los que se desee adherirse.
Es requisito previo al inicio de este procedimiento, que el sistema de facturación al que se solicita la incorporación haya sido autorizado con anterioridad.
Dos. Resolución de las solicitudes de autorización de usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.-El Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria resolverá sobre las solicitudes de autorización recibidas, en el plazo de un mes desde su recepción, sin perjuicio del requerimiento al usuario de cuantos datos o nuevas informaciones resulten necesarias para la resolución del expediente de autorización, en cuyo caso se interrumpirá dicho plazo.
Transcurridos los plazos señalados anteriormente sin mediar resolución expresa del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, se entenderá concedida la autorización.
Las relaciones de usuarios autorizados se comunicarán al promotor, que las pondrá en conocimiento de los centros servidores, al objeto de que procedan a la conservación de los datos de control conforme a lo dispuesto en esta Orden.
Las resoluciones dictadas por el Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria serán reclamables en vía económico-administrativa, previo el recurso de reposición, si el interesado decidiera interponerlo.
Será causa de denegación de la autorización el incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, en esta Orden, y en las Resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que la desarrollen, y en particular:
a) La falta de aportación de la información solicitada.
b) La falta de colaboración con la Inspección de los Tributos respecto a la comprobación del cumplimiento de los requisitos fijados para el establecimiento del sistema.
c) El incumplimiento de los requisitos derivados de las especificaciones jurídicas y técnicas contenidas en el expediente de autorización del sistema al que solicita su adhesión.
d) La falta de procedimientos y controles que aseguren la conservación del contenido original y, en el orden cronológico, de la información que está obligado a tener a disposición de la Administración Tributaria durante el período de prescripción. Así como la inexistencia de programas y ficheros de datos necesarios que permitan la reconstrucción completa del camino de auditoría del usuario.
Tres. Registro de las autorizaciones de usuarios.-El Departamento de Inspección Financiera y Tributaria llevará un registro con el debido detalle de las autorizaciones concedidas.

Sexto. Obligaciones del promotor de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.
Uno. Obligaciones.-El promotor es responsable de la adopción de los controles suficientes para asegurar el cumplimiento de las condiciones y requisitos establecidos en esta Orden, en las resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que se dicten en desarrollo de la misma, así como en el expediente de autorización, y, asimismo, estará obligado a:
a) Facilitar a la Inspección de los Tributos el acceso a sus instalaciones y a proporcionar todo tipo de datos, antecedentes y justificantes, incluidos los registrados en soportes electrónicos, y permitir la obtención de copias y la realización de las pruebas necesarias para verificar si el sistema ajusta sus especificaciones a los requerimientos administrativos. Asimismo, deberá facilitar los documentos y pruebas de auditoría informática que, en su caso, se realicen sobre el sistema por auditores externos.
b) Conservar, durante el período de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas tributarias afectadas por las operaciones correspondientes, un fichero histórico de los usuarios del sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos gestionado con indicación de su fecha de alta y baja, en su caso, así como razón social, número de identificación fiscal y código interno de usuario. Copia de este fichero será presentada ante el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria con carácter anual durante el mes de enero de cada año.
c) Disponer, en los centros servidores, de los debidos procedimientos y controles que aseguren la conservación del contenido original, en orden cronológico, de la información que está obligado a tener a disposición de la Administración Tributaria durante el período de prescripción.
d) Conservar durante el mismo período un diario por el método de partida doble de la actividad de cada centro servidor, en el que figuren debidamente saldadas, a nivel de cada transmisión, las facturas recibidas con las imputaciones realizadas en la recepción, y las facturas transmitidas con sus respectivos orígenes en la emisión de cada centro servidor. Los asientos incorporarán como referencia obligatoria un número interno y seriado de operación.
El contenido del diario mencionado en el párrafo anterior se conservará en soporte magnético u óptico, con las características que se desarrollan en el anexo II de la presente Orden.
e) En los supuestos de intercambio de facturas electrónicas con mediación de más de un centro servidor, será obligatoria la información relativa al código de centro servidor interlocutor de origen o destino de la información en el diario antes mencionado.
f) El promotor deberá conservar separadamente, durante el período de prescripción, el diario histórico de los mensajes de incidencias que se produzcan, que contendrá información suficiente que permita identificar a los usuarios afectados, día y hora de la transmisión e identificación de la incidencia ocurrida, así como del documento en el que se originó.
En los casos de incidencias o anomalías en la transmisión, se realizarán los asientos de ajustes que procedan conforme al diario histórico de mensajes de incidencia.
g) Notificar a los usuarios del sistema todas las modificaciones debidamente autorizadas, así como los supuestos de suspensión o caducidad.
h) Comunicar al Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria los casos de cese y cualquier cambio en la titularidad de la actividad por el promotor. La comunicación deberá efectuarse mediante un escrito dirigido al Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, haciendo constar las circunstancias de dicho cese o cambio, la fecha del mismo y, en su caso, la identificación de la persona o entidad que vaya a sucederle en la actividad del promotor. Dicho escrito deberá presentarse en el plazo máximo de los treinta días naturales siguientes a la fecha del cese.
Dos. Responsabilidad en el caso de centros servidores ajenos al promotor.-En el caso de que los centros servidores del sistema sean ajenos al promotor, las obligaciones anteriores también serán exigibles a los mismos.

Séptimo. Obligaciones del usuario de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.

Cualquier usuario autorizado a operar en un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos estará obligado a:
a) Conservar de forma adecuada, en soporte magnético u óptico y en el mismo orden de transmisión o recepción, e íntegramente, los ficheros de facturas transmitidos y recibidos.
Los ficheros aludidos deberán contener la información con el detalle recogido en el concepto de factura electrónica y con el desglose exigido por el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, y deberán conservarse de forma separada del resto de los demás documentos transmitidos o recibidos telemáticamente, cuya conservación viene genéricamente recogida por el artículo 30 del Código de Comercio.
Las facturas emitidas e intercambiadas a través del sistema desarrollado en esta Orden, podrán figurar en serie distinta de aquellas que existan para las facturas ordinarias emitidas en soporte papel.
b) Adoptar las medidas de seguridad necesarias, tales como doble copia, regrabación periódica, o cualquier otra que, técnicamente, permita garantizar la lectura y recuperación de los datos que deba conservar durante el período de prescripción al objeto de facilitar su visualización en pantalla, su impresión en soporte papel o copia en soporte magnético a petición de la Inspección de los Tributos.
Los soportes aludidos deberán respetar las características reguladas en el anexo I de la presente Orden.
c) Conservar un listado recapitulativo en soporte magnético u óptico y en papel, por cada transmisión efectuada o recibida; opcionalmente, podrán integrarse en un listado resumen diario todas las trasmisiones efectuadas en el mismo día, conservando el orden de transmisión, con carácter secuencial y con la estructura que se define en el anexo III.
Los listados recapitulativos se conservarán en orden cronológico, con la debida separación de facturas emitidas y facturas recibidas, generando dos libros, para cuya llevanza se estará a lo dispuesto en los artículos 62 y siguientes del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre. Esta obligación se entiende sin perjuicio de la de anotar simultáneamente en el Libro-Registro correspondiente el resto de la facturación emitida y recibida.
d) El usuario que asigne códigos estables deberá realizar la correcta descripción de los mismos, de forma que permita su identificación biunívoca e inequívoca.
Todos los usuarios del sistema deberán asegurarse de la exactitud y estabilidad de las descripciones de los códigos utilizados, así como conservar las tablas históricas de los mismos durante el período de prescripción.
e) Facilitar a la Inspección de los Tributos el acceso a sus instalaciones, la realización de las pruebas que se estimen necesarias y la obtención de copias de los datos en papel o soporte magnético u óptico, de todos o parte de los ficheros originales, incluidas las tablas de códigos estables. Igualmente deberá ordenar cualquier proceso informático que le sea requerido sobre los mencionados ficheros y cuantos documentos sean necesarios, al objeto de facilitar el control del sistema y la propia situación fiscal del contribuyente inspeccionado.
f) A petición expresa de cualquier cliente o parte interesada, imprimir las facturas que le sean solicitadas en soporte papel.

Octavo. Obligaciones de los prestadores de servicios informáticos.

Los prestadores de servicios informáticos estarán obligados a colaborar con la Inspección de los Tributos en la realización de los controles fiscales sobre promotores, centros servidores o usuarios de cualquiera de los sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos autorizados, debiendo aportar a requerimiento de ésta cuanta información sea precisa incluyendo documentación de análisis, copias de programas fuentes y ejecutables, a los solos efectos de la función inspectora y de control del sistema.
Los programas informáticos que realicen la generación de las facturas electrónicas, los que gestionen las comunicaciones entre sistemas y los que realicen su consulta, impresión y visualización, deberán respetar íntegramente el contenido de los ficheros conforme a las especificaciones del sistema al cual se destinen y generar los estados que se definen en soporte papel.

Noveno. Procedimiento de control y revisión.

Además del control administrativo previsto en las autorizaciones de los sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos, el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria elaborará un plan anual de actuaciones que permitan efectuar un seguimiento del buen funcionamiento de los sistemas de facturación autorizados.
En la ejecución de dicho Plan se podrá actuar en cualquiera de los locales de los sujetos integrantes de los sistemas de intercambio y recabar cuanta información y documentación se precise para el control de los mismos, inclusive la obtención de copias de datos y aplicaciones y documentación complementaria.
Se podrán adoptar las medidas cautelares que se estimen precisas al objeto de garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en esta Orden y, en especial, en los supuestos de cese o cambio de titularidad en la actividad.
Las actuaciones realizadas se recogerán en diligencias dándose traslado de copia de las mismas a los órganos inspectores que correspondan.
En los supuestos de caducidad o suspensión a que se refiere el apartado 4 del artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, es competente el Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para adoptar el acuerdo motivado.
Disposición adicional.
Los empresarios, profesionales o sus agrupaciones que lleven por medios informáticos sus libros, facturación o registros fiscalmente exigibles, deberán conservar en soporte magnético u óptico, durante el período de prescripción, además, los ficheros y documentos siguientes:
a) Ficheros de datos, tanto históricos como maestros generados por sus aplicaciones informáticas y de los que se deriven los libros a diligenciar.
b) Ficheros de los programas fuentes, con los cuales se procesan los ficheros de datos anteriores.
c) Todos aquellos ficheros, programas y documentación necesarios que permitan la reconstrucción total del camino de auditoría informática del sistema de información del contribuyente u obligado tributario.
En los supuestos en los que el desarrollo y mantenimiento del sistema informático se haya efectuado por un prestador de servicios informáticos externo, el obligado tributario deberá adoptar las medidas necesarias que garanticen la colaboración de dicho prestador, para atender las pruebas auditoras referidas en el párrafo anterior.

Disposición final.

Se autoriza al Presidente de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para dictar cuantas Resoluciones sean necesarias para la aplicación de esta Orden.
Madrid, 22 de marzo de 1996.

SOLBES MIRA

Excmo. Sr. Secretario de Estado de Hacienda e Ilmos. Sres. Directora general de la Agencia Estatal de Administración Tributaria y Director general de Tributos.

ANEXO I

Característica técnicas que deben cumplir los soportes informáticos, para la conservación de datos relativos a las facturas electrónicas emitidas en los sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos

Los ficheros generados o recibidos por los promotores, usuarios y centros servidores, en su caso, que intervienen en un sistema de facturación por medios telemáticos definidos por la Orden ministerial y que deban ser conservados, se ajustarán a las siguientes características técnicas:
a) Cinta magnética:
Pistas: 9.
Densidad: 1.600 ó 6.250 BPI.
Código: EBCDIC ó ASCII en mayúsculas con campos numéricos no empaquetados, sin caracteres de control o tabulación.
Etiquetas: Sin etiquetas.
Marcas: Sin marca en principio de cinta y con marca de fin de fichero y fin de cinta.
b) Disquetes:
De 3 1/2" doble cara. Doble densidad. 720 KB. Sistema operativo MS-DOS.
De 3 1/2" doble cara. Alta densidad. 1,44 MB. Sistema operativo MS-DOS.
Código ASCII en mayúsculas, con campos numéricos no empaquetados, con terminadores de registro, hexadecimal 0D 0A, y sin otros caracteres de control o tabulación.
Los campos numéricos deberán estar justificados por la derecha y los alfanuméricos por la izquierda.
El soporte magnético deberá tener una etiqueta adherida en el exterior en la que se harán constar los datos que se especifican a continuación y necesariamente, por el mismo orden:
1) NIF del emisor o receptor del fichero según corresponda.
2) Apellidos y nombre o razón social.
3) Nombre de los ficheros contenidos en el soporte.
4) Número total de registros que contiene el soporte.
5) Densidad del soporte: 1.600 ó 6.250 BPI para el caso de cintas, y 720 KB o 1,44 MB en el caso de los disquetes de 3 1/2".
En el supuesto de que el archivo conste de más de un soporte magnético, todos llevarán su etiqueta numerada secuencialmente: 1/n, 2/n, ... n/n, siendo n el número total de soportes. En la etiqueta del segundo y sucesivos soportes solo será necesario consignar los datos indicados en los números uno, dos y tres anteriores.
c) Otros soportes legibles por medios electrónicos: Si las características de los equipos no permiten ajustarse a las especificaciones técnicas exigidas, deberán dirigirse por escrito al Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, exponiendo sus propias características técnicas con objeto de encontrar, si lo hubiera, un sistema compatible con las características técnicas de los equipos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

ANEXO II

Contenido del diario a conservar en soporte magnético u óptico por el promotor
En la partida:
Número interno seriado de operación, tomando el número 1 la primera comunicación del año, sin rupturas.
Identificación del tipo de comunicación, si se trata de recepción o emisión ordinaria o de autofacturación.
Código de centro servidor interlocutor.
Código de usuario emisor o receptor.
Número de comunicación, seriado para cada usuario, tomando el número 1 la primera comunicación del año, sin rupturas. Este número lo proporcionará el sistema de control del centro servidor.
Fecha y hora de inicio de la transmisión.
Tiempo de la transmisión.
Bytes transmitidos.
Número de facturas transmitidas.
Código de conformidad de la transmisión.
En las contrapartidas:
Referencia que contendrá el número interno de la partida de origen de la imputación.
Código de centro servidor interlocutor.
Código de usuario imputado, receptor o emisor.
Número de facturas imputadas.

ANEXO III

Estructura del listado resumen a conservar por los usuarios
Cabecera de listado:
Versión y opción del sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.
Fecha de la transmisión.
Líneas del listado, una por factura:
Número de la comunicación.
Hora de inicio de la transmisión de datos.
Número de factura.
Fecha de factura.
Código del centro servidor interlocutor.
Código del emisor o destinatario de la factura según proceda.
Número de líneas de la factura.
Importe bruto de la factura.
Minoraciones del importe bruto.
Incrementos del importe bruto.
Subvenciones vinculadas al precio.
Bases imponibles.
Cuotas resultantes.
Importe íntegro de la factura.
Pie del listado: Contendrá los totales de los campos numéricos que componen las líneas del listado.

Copyright Xavier Ribas